Kesan dan Pesan Gathering Kantor: Cara Menjaring yang Bermakna

Sesi kesan dan pesan sering dianggap bagian penutup yang tidak terlalu penting, padahal inilah satu-satunya sumber informasi jujur tentang apa yang sebenarnya terjadi selama acara. Masalahnya, kalau pertanyaannya salah, jawabannya juga akan dangkal: semua peserta menulis acara menyenangkan, dan Anda tidak belajar apa pun untuk acara berikutnya. Setelah menyaksikan sesi ini berjalan di 3.700+ event selama 12+ tahun, kami menyusun cara yang membuat hasilnya benar-benar berguna.

Enam Pertanyaan yang Menghasilkan Jawaban Berguna

Pertanyaan umum seperti acara ini menyenangkan tidak? hampir selalu dijawab ya, karena peserta tidak ingin dianggap tidak bersyukur. Ganti dengan pertanyaan yang memaksa jawaban spesifik.

Pertanyaan ketiga dan keempat yang paling sering menghasilkan perbaikan nyata. Siapkan keberanian untuk membacanya, karena di situlah kritik biasanya muncul.

Waktu Menjaring yang Membuat Jawaban Jujur

Waktu berperan besar terhadap kejujuran jawaban. Tiga penempatan yang lazim:

Saat acara masih berjalan. Peserta cenderung menulis jawaban positif karena berada di depan rekan kerja dan atasan. Berguna untuk dokumentasi, kurang berguna untuk evaluasi.

Tepat sebelum pulang. Pilihan paling seimbang. Peserta masih mengingat detail hari itu, tetapi sudah cukup jauh dari puncak acara sehingga bisa menilai lebih tenang. Ini waktu yang kami rekomendasikan.

Dua sampai tiga hari setelah acara melalui formulir. Jawaban paling jujur dan paling rinci, tetapi tingkat pengisian biasanya jauh lebih rendah. Pakai ini sebagai pelengkap, bukan pengganti.

Cara terbaik umumnya menggabungkan dua: catatan singkat di lokasi sebelum pulang, lalu formulir pendek tiga hari setelahnya untuk yang ingin menyampaikan lebih banyak.

Cara Mengambil Jawaban Tanpa Menempatkan Peserta pada Posisi Sulit

Untuk masukan yang jujur, peserta harus merasa aman. Empat aturan sederhana berikut sangat membantu:

• Tanpa nama. Bila memakai kertas, sediakan amplop atau kotak agar tidak terlihat siapa menulis apa.
• Tanpa atasan yang membaca sambil berdiri. Bila pimpinan ikut membaca di tempat, jawaban kritik akan hilang.
• Bukan bagian dari penilaian kinerja. Katakan jelas bahwa isinya tidak memengaruhi penilaian siapa pun.
• Beri cukup waktu. Lima menit untuk enam pertanyaan sering menghasilkan jawaban setengah hati. Sediakan delapan sampai sepuluh menit.

Satu detail yang sering terlewat: bila memakai kertas, sediakan alat tulis yang cukup di setiap meja. Peserta yang harus mencari pulpen biasanya menulis lebih singkat, atau tidak menulis sama sekali.

Memilah Masukan yang Layak Ditindaklanjuti

Setelah semua jawaban terkumpul, langkah berikutnya adalah memilah. Kami membagi masukan menjadi tiga keranjang:

Keranjang pertama, bisa diperbaiki segera. Contohnya durasi satu sesi yang terlalu panjang, ruangan yang terlalu dingin, atau jeda makan yang terlalu mepet. Ini masuk ke catatan penyelenggaraan berikutnya dan biasanya bisa dibereskan tanpa biaya tambahan.

Keranjang kedua, butuh keputusan anggaran. Contohnya permintaan menambah hari, memilih venue yang lebih nyaman, atau menambah kendaraan. Ini bisa dipakai sebagai bahan pengajuan tahun berikutnya. Lihat susunan proposal gathering untuk cara mengajukannya.

Keranjang ketiga, keluhan pribadi. Contohnya peserta yang tidak cocok dengan pembagian tim atau merasa tidak dilibatkan. Ini biasanya bukan masalah acara, melainkan sinyal dinamika tim. Sampaikan ke atasan yang tepat, bukan diumumkan.

Yang penting adalah umpan balik balik. Bila peserta menulis masukan dan tidak pernah mendengar apa yang terjadi setelahnya, mereka berhenti memberi masukan pada acara berikutnya.

Cara Menutup Sesi Agar Peserta Merasa Didengar

Sesi ini punya satu kesempatan untuk menunjukkan bahwa masukan dihargai. Tiga langkah berikut membuatnya berkesan:

Bacakan dua atau tiga jawaban pilihan, tanpa menyebut identitas. Pilih yang paling berguna dan paling jujur, bukan yang paling manis.

Sebutkan satu hal yang akan langsung diubah. Cukup satu yang konkret, misalnya jeda setelah sesi kedua akan ditambah pada acara berikutnya. Komitmen kecil yang nyata lebih kuat daripada janji besar.

Sampaikan kapan hasil lengkapnya dibagikan. Misalnya ringkasan dikirim lewat surel dalam tiga hari, bersama tautan foto. Ini juga menutup acara dengan rapi dan memberi peserta alasan untuk membuka kembali.

Acara yang ditutup dengan cara seperti ini meninggalkan kesan bahwa peserta dilibatkan, bukan sekadar dikumpulkan. Untuk membuat acara yang memang punya cerita untuk diceritakan, lihat fun games kantor, dua belas game tanpa alat, dan paket gathering kantor kami.